Эксплуатация арендованных основных средств нередко требует дополнительных затрат, в частности на приобретение топлива. Причем они не всегда могут быть отнесены к расходам на содержание арендованного имущества, ведь они связаны именно с его эксплуатацией.

Порядок распределения вышеназванных расходов урегулирован в законодательстве только в отношении аренды транспортных средств с экипажем. Расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства (в том числе затраты на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов), несет арендатор (ст. 636 ГК РФ). Тем не менее эта обязанность может быть возложена в договоре и на арендодателя.

В ГК РФ не установлено общих правил распределения дополнительных расходов между арендатором и арендодателем. Следовательно, стороны имеют право по своему усмотрению урегулировать данный вопрос в договоре аренды. Затраты признаются обоснованными у арендатора, если по договору он осуществляет их за свой счет. При отсутствии в договоре таких условий организациям следует исходить из того, что арендатор использует имущество в деятельности, направленной на получение дохода. Дополнительные затраты, без которых эксплуатация арендованного имущества невозможна, являются обоснованными, конечно, при условии, что в договоре не предусмотрено их возмещение арендодателем.

Примечание. Нередко организации заключают с работниками договоры по аренде принадлежащих им транспортных средств (с экипажем или без экипажа). Данную ситуацию следует отличать от той, когда сотрудник в рамках трудовых обязанностей использует личный автотранспорт для служебных поездок. В аналогичном порядке организация имеет право использовать и иное имущество работников: компьютеры, принтеры, технические средства и материалы (ст. 188 ТК РФ). В данном случае отношения организации-работодателя и работника, связанные с эксплуатацией его имущества, регулируются не договором аренды, а трудовым договором и (или) отдельным соглашением. На основании ст. 188 ТК РФ работодатель выплачивает работнику компенсацию за использование и износ его имущества, а также возмещает расходы, связанные с эксплуатацией этого имущества. Затраты организации-работодателя на выплату компенсации учитываются при исчислении налога на прибыль при условии соблюдения требований, перечисленных в ст. 252 НК РФ. В частности, компенсация за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, поименована в числе прочих расходов в пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.