Регистрация права собственности
AV- Блог AV- Tweet Контакты:
Все новости |
О Б Ъ Я В Л Е Н И Я
Купи-продай и аренда на сайте
По данным Федеральной нотариальной палаты ежегодно, начиная с 2000 г., значительно увеличивается количество нотариальных действий по свидетельствованию копий документов. Если в 2000 г. общее количество нотариальных действий по свидетельствованию копий документов российскими нотариусами составило 17 005 217, то в 2006 г. эта цифра увеличилась почти в три раза - 49 268 950. В общем количестве нотариальных действий в 2000 г. свидетельствование копий составило примерно 57%, а в 2006 г. это соотношение немного превысило 67%.
Как показывает статистика, этот вид нотариального действия самый востребованный и, по словам президента Федеральной нотариальной палаты Клячина Е.Н., является «простым, не требующим высокой квалификации» нотариуса.
При всей «простоте» действия, нотариус должен знать массу законодательных нюансов по данному вопросу.
Прежде всего, не с каждого документа можно сделать нотариальную копию. Это касается документов, имеющих повреждения (нарушения целостности самого документа, нечитаемые реквизиты, печать, отдельные фрагменты текста), частично или полностью исполненных карандашом, или имеющих иные особенности, взывающие сомнения в его подлинности (отсутствие обязательных реквизитов, таких как: дата выдачи, подпись лица и печать учреждения, выдавшего документ, неоговоренные исправления). В нотариальной практике имели место случаи ошибочного удостоверения поддельных документов, использованных затем во внешнеэкономическом обороте, что причинило существенный ущерб ряду предприятий. Свидетельствование ненадлежащих копий учредительных документов юридических лиц (хозяйственных обществ) может привести к совершению неправомерных действий по отчуждению имущества общества.
Нельзя нотариально заверить копию с документа, выданного гражданином, если подлинность подписи этого лица не засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина.
Следует иметь в виду, что правом удостоверения подписи граждан должностные лица наделены только в отношении своих работников по месту работы либо только в отношении студентов и учащихся в конкретном (а не другом) высшем или среднем специальном учебном заведении. Таким же образом могут удостоверять подлинность подписи на документе должностные лица жилищно-эксплуатационных организаций - только в отношении проживающих на подведомственной им территории граждан.
Составляя документ лично (чаще это заявление о подтверждении какого - либо факта, о намерении что - либо выполнить и т.п.) гражданин должен знать, что нотариус откажет в свидетельствовании копии этого документа, если: а) его содержание противоречит действующему законодательству (например, отраженные в нем сведения порочат честь и достоинство граждан, деловую репутацию организации, нарушает права и свободы третьих лиц); б) сведения, указанные в документе, не являются юридически значимыми (это значит, что информация, отраженная в документе, не подтверждает правомерность определенных требований гражданина, которому этот документ принадлежит); в) подлинность подписи лица, от которого исходит заявление, не засвидетельствована уполномоченным должностным лицом, в том числе нотариусом.
Другим правомерным основанием отказа нотариуса в свидетельствовании копии являются случаи, когда 1) документ исполнен на нескольких листах, но не прошит, не пронумерован и не скреплен печатью; 2) документ содержит государственную, медицинскую тайну или имеет гриф «секретно», «совершенно секретно», а также в случае прямого запрета (указания) в нем на недопустимость его копирования.
Кроме общих, выше перечисленных, требований, предъявляемых ко всем документам, с которых гражданину необходимо снять и засвидетельствовать копию, существуют и некоторые специальные.
Наиболее часто, для свидетельствования копий представляют свидетельства, выдаваемые органами ЗАГС, документы об образовании, трудовые книжки, копии решений судов.
Снять нотариальную копию со свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния возможно в случае, если документ исполнен на бланке и заполнен в соответствии с предусмотренными графами без сокращений. Если это условие не соблюдено, гражданину следует получить повторное свидетельство.
Свои особенности имеются при нотариальном свидетельствовании документов о среднем образовании. Аттестаты о среднем образовании и приложения к ним, выданные после 2001 г. должны быть подписаны только руководителем общеобразовательного учреждения с обязательной расшифровкой подписи и заверены гербовой печатью. В аттестатах и дипломах о высшем профессиональном образовании не допускаются исправления, в том числе оговоренные. Также следует знать, что дата выдачи диплома указывается в нижней части левой стороны бланка диплома после регистрационного номера. С документов, не отвечающих перечисленным требованиям, нотариальная копия не может быть удостоверена.
Свидетельствование копии с трудовой книжки возможно при наличии в ней соответствующей записи об увольнении (прекращении трудового договора) с последнего места работы. В ином случае, нотариус вправе сделать только выписку из трудовой книжки.
Что касается оформления копий с документов, выданных судами, то помимо общих требований, предъявляемым ко всем представляемым нотариусу на свидетельствование документам, необходимо, чтобы приговор, решение, определение, постановление имели отметки о вступлении последних в силу, кроме того, на копии должна быть информация о том, в каком деле хранится подлинный документ.
Случается, что предъявить подлинный документ не представляется возможным (например, документ утрачен или находится в другом городе). Эту ситуацию возможно разрешить, если в наличии имеется нотариальная копия, сделанная ранее с утраченного документа. Нотариус вправе засвидетельствовать копию с нотариальной копии документа либо с копии документа, выданного юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. В последнем случае копия должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинник документа находится у юридического лица.
При свидетельствовании верности копий документов, исходящих от юридических лиц, нотариус проверяет наличие не только обязательных реквизитов на этих документах, в частности, даты составления (принятия) документа, подписи (подписей) должностного лица (должностных лиц), печати, но и компетенцию органа данного юридического лица.
В практике возникал вопрос о допустимости свидетельствования копий документов, имеющих факсимильную подпись, которую нередко используют в документообороте юридические лица.
Федеральная нотариальная палата считает, что нотариус вправе свидетельствовать верность копий документов и выписок из них при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам РФ. Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифрового либо иного аналога собственноручной подписи предусмотрено п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации лишь при совершении сделок. Факсимильная подпись допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. В связи с этим Федеральная нотариальная палата полагает, что при отсутствии в документе соглашения сторон о том, что при совершении сделки возможно использование факсимильной подписи, нотариус свидетельствовать верность копий такого документа не вправе.
Также нотариус не вправе свидетельствовать верность копии, если сам документ составлен за границей должностным лицом компетентного органа иностранного государства, иностранным гражданином, но не легализован в порядке, установленном международными нормами, либо не соответствует иным требованиям международного законодательства.
Для свидетельствования копии официального документа, выданного за рубежом, необходимо наличие либо легализационной надписи, либо апостиля. Только в отношениях с определенным кругом государств допускается принятие документов без таких условий, например в соответствии с Конвенцией государств СНГ о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 22.01.1993 г., документы, изготовленные в Республике Беларусь, могут свидетельствоваться на таких же условиях, что и российские документы.
Что касается способов изготовления копий, то они различны: это и механическое воспроизведение документа на компьютере, и сканирование, и ксерокопирование.
На законодательном уровне ограничений относительно выбора метода подготовки копии с представленного документа не установлено.
Наиболее распространенным и всегда безошибочным, в плане воспроизведения информации, из выше перечисленных способов является ксерокопирование.
Однако ксерокопирование не всегда обеспечивает высокое качество и тогда нотариус прибегает к первому способу изготовления копии. В этом случае гражданину следует удостовериться в точности набранного на компьютере текста, а также сверить полноту воспроизведенного текста с содержанием подлинника документа. Внимательная сверка текста нотариальной копии с документом поможет избежать повторных обращений к нотариусу по этому же вопросу. Важно понимать, что внешне «простое, не требующее высокой квалификации» действие может повлечь за собой серьезные правовые последствия.
Ведущий специалист – эксперт
отдела контроля и надзора в сфере
адвокатуры, нотариата и гос. регистрации
актов гражданского состояния Л.В. Авдеева
